嘉定区国资委召开档案工作会议

　

   

10月24日下午，嘉定区国资委在嘉宝集团六楼会议室召开档案工作会议，会议由嘉定区国资委副主任张嘉辉同志主持。嘉定区档案局副局长高加民同志作了重要讲话，他指出：一要充分认识档案工作的重要作用；二要开拓创新，充分发挥档案工作的服务创新作用；三要切实把档案工作放到应有的位子，推进档案工作的全面发展。嘉定区档案局业务指导科副科长王呈保同志作了有关档案业务的培训报告。嘉宝集团档案工作领导小组副组长庄求良同志、档案主管杨玉艳同志分别作了交流发言。

区属企业档案工作分管领导、档案主管出席了本次会议。

 

附：

嘉宝集团档案工作介绍

嘉宝集团的档案工作在公司历届各级领导的重视和关心下，在嘉定区档案局的精心指导下，通过档案人员的辛勤劳动，在嘉宝成立至今的十五年中走出了一条从无到有的档案工作发展之路。                                     

尤其是2001年以来，在新的经营班子的领导下，公司档案工作又有了新的起色，基础工作更加扎实，档案利用效果显著。公司的档案管理工作达到了市级先进，连续多年被区档案局评为先进单位。

通过多年来的努力，截止2006年底，嘉宝集团档案数量（含下属公司）为18712卷，其中公司总部7575 卷，下属各企业11137卷；按照档案的内容分有文书档案6400卷，会计档案7171卷，基建档案553卷，人事档案2738卷，其他档案1850卷；集团公司和各子公司现有档案库房9个，约320㎡。

 

嘉宝集团档案工作主要经验

一、加强领导，增强“依法治档”的自觉性。

嘉宝集团刚成立之初，对档案工作认识不足，“依法治档”的观念较为淡薄，档案的收集、归档工作不十分规范，这给企业在利用档案时增加了难度。随着《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》的深入贯彻和企业经济的不断发展，集团公司各级领导对档案工作的法制观念不断增强。认识到企业档案是企业的宝贵财富，是国有资产的重要组成部分，无论是党务、行政、人事、经营，还是、财务、基建等各个方面形成的档案，都生动、详尽地记载了企业发展的全过程，并对集团公司制定生产计划，商讨发展规划、处理债务债权等方面都会产生积极的作用和提供有力的依据。

为此，公司成立了档案工作领导小组，专司对整个集团公司档案工作的领导，为公司档案工作朝着法制化方向发展提供了组织保障；公司领导还经常在有关会议上就档案工作提出要求，使档案工作人员增强了信心，更好地履行职责。

公司总部的档案工作人员在区档案局业务科领导的帮助下，在公司各部门上下齐心协力地工作下，在较短的时间内，将收集的各类应归档的档案材料，按档案业务规范的要求进行系统化地整理和归档，为下属企业起到了表率作用。

二、强化管理，促进档案工作标准化。

随着投资规模的不断扩大，新组建的子公司日益增多，各企业在生产经营活动中产生的档案数量也急剧增加，针对如何做好新建公司的档案工作，集团公司从管理入手，统一标准，通过年检和提供优质服务，着力抓好各新建子公司的档案基础工作。具体的做法是：一是坚持年检。每年年初召开基层档案工作会议，布置档案工作，每年第四季度组织专业人员对各企业的档案工作参照区档案局制定的考核标准，在自查的基础上进行年检，发现问题及时整改，对基础薄弱的企业还派人上门指导。二是统一标准。将档案业务规范的流程制成指导式图表，发给各企业，让他们按照步骤进行操作。三是优化服务。对新建子公司和房地产项目的档案，经常派员深入基层，边做边教，完成整理立卷归档工作。四是落实责任。经董秘室提议，总裁办公会议研究决定，从今年起，各企业档案工作列入企业经营者年终考核目标，使档案工作真正纳入企业管理体制，成为企业法人的一项法律责任。

三、有效利用，为企业经济建设服务。

企业做好档案工作，目的在于加强对档案的利用。也只有这样，企业才会更加重视档案工作。

比如：1996年，公司为市教委下属上海艺美工业总公司向银行作了贷款担保，因该公司的这笔贷款到期后无力偿还，涉讼裁定我公司承担还款责任。后经查档，找出了上海市教育基金会当时为艺美公司向我公司作的反担保书面承诺原件。据此，我公司提起诉讼，法院裁定市教育基金会承担赔偿责任，几经周折，市教育基金会于1999年2月一次性偿还现金1500万元，寥寥不足百字的一页纸，存入档案，为公司挽回了数千万元的经济损失。再比如：与常熟铜材厂的448万元、与奉贤对外贸易总公司的496万元、与苏州法罗曼公司的302万元、与新马公司的2732万等的经济纠纷案件中，都一一胜诉。在这些事例中，档案部门提供了大量的文书档案和会计档案的原始凭证。这里面不但凝聚着档案工作人员的一片心血，更是确立了档案工作在领导心目中的地位。

嘉宝集团作为一家上市公司，每年由社会中介机构对集团公司以及各子公司进行审计，查询的档案涉及到工商年检、资产清理、企业改制、产权登记、项目投资、董事会的决议等多方面，需要提供大量的原始凭证，查阅的时间范围跨度涉及几个年度，据不完全统计，我们每年为审计提供档案在百余卷以上，为审计部门多年来对公司的审计提供了依据。

集团公司各级档案部门还积极主动配合公司清理应收帐款，物业管理等各项工作，有些问题还涉及到区里其它部门，一方面我们耐心细致地查找，另一方面主动联系，通过区档案局的协调，到区档案馆、城建档案室、建委档案室、房土局档案室，寻找相关档案，使公司在办理退税、房地产产权，司法诉讼时有了可靠的依据，并取得了一定成效，真正体现了档案为企业经济建设服务的价值。

2005—2006年公司在进行股权分置改革过程中，中国证监会需要对公司的发起人股、公募法人股在历史演变过程进行全面清理，由于社会法人股多达几百家，分布全国各地，时间紧、任务重、难度大，档案部门翻阅了大量文书、财务档案，进行了分析，通过电话沟通，邮寄信函，上门联系等多种方式，摸清情况，为公司的股权分置工作如期顺利完成提供了有力的凭据，我公司上报的所有材料准确、齐全，受到了保荐机构和公司领导的表扬。